La semplificazione della certificazione amministrativa

Le disposizioni normative finalizzate a semplificare le attività di certifica­zione e di sottoscrizione di atti e do­cumenti, da presentare alla pubblica amministrazione, partono da lontano nel tempo. La vasta produzione normativa in questa materia è stata, infine, raccolta e coordi­nata nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regola­mentari in materia di documentazione ammini­strativa” e rappresenta il punto di approdo del complesso iter normativo. Questo Testo Unico, cui pure sono state apportate integrazioni ed innovazioni, rimane dunque come la fonte normativa fondamentale. Queste in sintesi le sue disposizioni.

Istanze e dichiarazioni presentate alla pubblica amministrazione

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorietà, contestuali allegate alle istanze medesime, da produrre all’amministrazione pubblica o ai privati gesto­ri di pubblici servizi, sono sottoscritte dall’in­teressato in presenza del dipendente addetto oppure sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica, non autenticata, di un docu­mento di identità del sottoscrittore.

Domande di partecipazione a concorsi

La sottoscrizione delle domande per la parteci­pazione a selezioni per l’assunzione in tutte le pubbliche amministrazioni, per sostenere esami per il conseguimento di abilitazioni, di diplomi o titoli culturali, non è soggetta ad autentica­zione.

Certificati

Le certificazioni e gli atti di notorietà, in ordine a stati, qualità personali e fatti, rilasciati dalla pubblica amministrazione, sono validi ed uti­lizzabili solo nei rapporti tra privati. Le certificazioni, che devono essere rilasciate da uno stesso ufficio, relative a stati, qualità e fatti concernenti la medesima persona, se necessari per lo stesso procedimento, sono contenute in un unico documento. I certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni, hanno vali­dità illimitata. Le certificazioni diverse, invece, se disposizioni di legge o regolamentari non dispongono una validità superiore, hanno una validità di sei mesi dalla data de rilascio.

I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti dello stato civile sono ritenuti validi, dalle amministrazioni pubbliche e dai gestori di pubblici servizi, anche oltre i termini di validità indicati, qualora l’interessato, in calce al documento, dichiari che le informazioni contenute nel certificato non hanno subìto va­riazioni dalla data del rilascio.

Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle relative dichiarazioni sostitutive sottoscritte dall’inte­ressato. Sui certificati, rilasciati dalle pubbliche amministrazioni, per uso personale del richie­dente o da produrre a soggetti privati, deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Va subito detto che l’apposizione di questa dicitura e la norma che la prescrive (art. 40 comma 2) hanno ingenerato in qualche scuola la convinzione, infondata e fuorviante, che non si possono più rilasciare certificati, facendo corrispondere all’obbligo di non richiedere o accettare certi­ficazioni di altro pubblico ufficio, quello, per converso, di non rilasciarle; mentre, a richiesta per uso personale o per la presentazione ad un soggetto privato, la certificazione permane come diritto di ogni cittadino.

Antonio Ciriolo