La semplificazione della documentazione amministrativa

Autenticazione di copie

Le copie autenticate di atti e documenti possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere prodotto il documento. In quest’ultimo caso, con la copia va esibito anche l’originale senza, però, obbli­go di deposito e la copia autenticata può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. Pos­sono autenticare le copie anche un notaio, un cancelliere, un segretario comunale o un altro funzionario incaricato dal sindaco.

Modalità alternativa di autenticazione di copie

È prevista, anche, una modalità alternativa di autenticazione di copie ad opera del cittadino stesso. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento, rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione, di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio o di un documento fiscale che deve essere obbligatoriamente conservato dai priva­ti, è conforme all’originale.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà va apposta in calce alla copia stessa. Si parla in questo caso di “autoautentica” che può essere così formulata: “Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, ai sensi dell’art. 19 del D.P.R. 28 dicembre 2000,n. 445 – Dichiaro, sotto la mia personale responsabilità, che la presente copia, composta di n. X fogli, è conforme all’origi­nale”. Seguono l’indicazione del luogo e della data e la firma del dichiarante.

Autenticazione delle sottoscrizioni

Abbiamo già trattato le modalità di autentica­zione delle istanze e delle dichiarazioni prodot­te alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi. Nel caso i destinatari siano diversi dai precedenti l’autenticazione della sottoscrizione è redatta, dopo la sottoscrizione, da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazio­ne o altro funzionario incaricato dal sindaco.

Legalizzazione di firme

Nella legalizzazione devono essere indicati, dal pubblico ufficiale legalizzante, il nome ed il cognome di colui la cui firma viene legalizzata. È prevista anche la legalizzazione di fotografie, presentate personalmente dall’interessato, per il rilascio di documenti personali. Non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari su atti, certificati, copie ed estratti rilasciati dai medesimi. Il funziona­rio deve indicare data e luogo del rilascio, la qualifica rivestita, il proprio nome e cognome, ed apporre la firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.

Casi particolari di legalizzazione di firme

Le firme dei capi delle scuole parificate o legal­mente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubbli­ci di provincia diversa da quella in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi. Le firme su atti e documenti formati nello Stato, da far valere davanti ad autorità estere, sono legalizzati, ove da queste richiesto, dagli organi centrali o periferici del Ministero compe­tente o da altri organi dallo stesso delegati.

Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere, da valere nello Stato, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane all’estero. Non sono, inve­ce, soggette a legalizzazione le firme apposte su atti e documenti formati dagli organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o da funzionari delegati. Ai documenti formati dalle Autorità estere e redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione in lingua italiana, certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, oppure da un traduttore ufficiale.

Antonio Ciriolo